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組織職掌

主  任: 張仕東

cst@hzsh.tc.edu.tw

分機:1311

工作職掌

擬訂年度重點工作時程。
二、擬訂、研修總務處年度工作章則。
三、規劃、督導招標事宜。
四、監督校舍建築及修繕工程施工。
五、規劃、協調校園設施及空間運用。
六、規劃校園環境美化、綠化。
七、編製概算及執行預算。
八、總務處職員、警衛、技工、工友之督導、訓練與考核。
九、主持處務會議及警衛、技工、工友會議。
十、成立事務管理工作檢核小組。
十一、規劃、督導自主救災事宜。

十二、支援各處室活動


事務組長:鄭進來

janejunelai@gmail.com

分機1313

工作職掌:

 

工友管理部分:

擬定工作職掌

辦理僱用、解聘工友並合法定人數

規定工友工作時間、差勤管理及考核

辦理工友訓練以提昇服務品質

定期召開勞資會議

 

安全管理部分:

強化防護團之健全組織

實施各種安全防護工作

維持消防救護器材及防火、防盜設備之時效

實施定期消防及救護訓練與演習

辦理假日保全值班

加強管理人員出入、門禁

常與本地有關安全防護機構聯繫(警察及衛生單位等)

維護校園安全監控系統

辦理並申報建物公共安檢(建管處)

辦理並申報消防安檢(消防單位)

 

物品管理部分:

辦理各類必需物品採購、登記及驗收

辦理非消耗性物品列帳管理事宜

盤點與分類每月庫存物品

執行物品領用之標準及程序(含核發、儲藏、報廢)

 

財產管理部分:

登記管理財產並與會計單位核帳

造送財產增減表(每月、季、年)

辦理財產之購置及營造並齊全權狀證件

訂立出租或租用財產契約

填寫出借或借用之財產借據

執行盤點財產並查明盤盈或盤虧之財產情由

辦理財產責任簽認及檢查(含整修、報廢、變賣)

繳納財產應付之稅捐

 

五、辦公處所管理部分:

分配佈置辦公處所與建置必要設備(含光線、空氣、溫度)

維護辦公室及盥洗間(廚房、飯廳)等處所清潔衛生

宣導辦公室器具及私人物品之適當放置

推行辦公處所能源節約措施

協調專人負責環境衛生

 

集會管理部分:

維護與管理集會場所之燈光、空調、擴音設備及會議室用具

 

營建工程:

提報初步規劃、概算與審核預算

辦理建築師甄選(細部設計、申請建照)並準備招標

辦理發包與訂約並控管全程施工品質與進度

督導建築師與承包商履約並參與各項材料檢驗與查核

辦理各期估驗計價與查核竣工

辦理驗收(申請使用執照)與結算

 

校園美化綠化:

 

美化綠化校園並定期修剪枝條及處理危株

實施假日集中植物照護或指派專人澆水

 

 

採購:

辦理採購依政府採購法及相關規定

建立標準作業程序與採購人員專業證照制

 

修繕:

訂定各種使用管理辦法(會同各單位)

落實使用、保管與維護合一制度

實施修繕登記與速修回報制度並統計與執行預算

辦理物品租用與購置(堅固耐用省維修)

 

十一、其他:

報核交通費與零用金

建立公物保管與損壞賠償

管理維護蒸飯箱、鑰匙、電扇、冷氣、飲用水、自來水

偵檢記錄廁所緊急求救鈴

宣導節約能源措施

 


文書組長:李蕙瀅

l550804@hzsh.tc.edu.tw

分機1316

工作職掌:

 

一、文書管理部分:

建立各項文書處理程序與提昇效率

建立文書單位應備簿冊

負責全校總收發文

執行並推動文書處理分層負責

革新及簡化文書工作

建立並推行公文時效管制制度

辦理定期文書稽催

執行文書嚴格保密

設置文書單位並爭取高效事務機具

標準化文書用紙

訂定本校文書處理章則

準備必要之文書用具

辦理文書作業與推動電子公文講習

 

檔案管理部分:

力行作業流程(點收、整理、編號、登記、入檔、檢檔等)

檢視各單位執行公文檔案保管年限及存廢登錄、歸檔

如期辦理銷燬

設置及管理檔案庫房

統計資料(收檔、調檔、歸檔及銷燬等)

辦理公文保密及文件歸檔與保管事項

建立標準管理設備

現行檔案目錄每半年彙送國家檔案局(含回溯檔案目錄)

 

內部控制:

彙整總務處各項標準作業流程

彙整總務處業務內部控制檢核事宜

 

學校公關:

建立學校社會資源系統與聯絡網路(含學區各主要機關學校、公營單位、媒體、上級長官、民意代表、里辦公室等)

處理往來公關函帖

 

其他:

典守學校印信

收發信件、包裹、傳真

彙整並管理市府公報

紀錄全校性會議、校務會議及行政會報

記載學校大事記及管理校史

彙辦校長交接

管理與申報印信(製發、換發、補發及廢置)

處理非屬處室公文

(彙存行政人員交接清冊)


出納組長:劉明欽 

liou@hzsh.tc.edu.tw

分機1314

工作職掌:

出納管理部分:

各帳戶之管理及異動事項之處理
自行收納款項統一收據管理業務
開立各類請款收據業務
歲入款解繳國庫業務
補助款之收繳公庫業務
學雜費繳費單之製單、彙核統、解繳庫業務
休學、退學學生學雜各費退費業務
零用金(非採購案)之申撥、保管、付款業務
發放獎學金業務
保管品之收繳及登帳業務
核對保管品對帳單及編製月報表業務
代收退休人員健保費、留職停薪人員公健保費與繳存公庫業務
付款憑單遞送業務
傳票之簽收及登帳業務
開立付款支票及編製日報表業務
劃帳存款清單造冊業務
未兌現支票催兌業務 
本縣市單位支票之發放、外縣市單位支票之寄發業務 
薪資、鐘點費、補助款、加班差旅費清冊造冊
支票存根、各項帳簿之彙整及保管 
核對公庫存款帳戶及編製差額解釋表
退休人員年終慰問金清冊造冊
扣繳所得稅歸戶及所得稅扣繳憑單申報業務
扣繳公保費、健保費、互助金、退撫基金、離職儲金業務
製發公健保繳費證明單業務


幹  事: 蔡佳玲

rpont259@hzsh.tc.edu.tw

分機1312


幹事:劉中翰

enzo15@hzsh.tc.edu.tw

1315


工  友: 楊惠珠 

電子郵件: mop349 @hzsh.tc.edu.tw

分機1318


工  友: 朱鳳春

ht1319@hzsh.tc.edu.tw

1319


 

特教車司機:陳雅雯

電子郵件:hung.ze@hzsh.tc.edu.tw

聯絡分機 :3163


 

 

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